Політика конфіденційності та файлів cookie

1. Administrator i kontakt

Administratorem Twoich danych osobowych jest Renteasy.ai prosta spółka akcyjna z siedzibą w Warszawie, ul. Nowy Świat 33/13, 00-029 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001185155, NIP 5253056482, REGON 542425895 (dalej: „Administrator”, „my”).

W sprawach Serwisu i danych osobowych napisz na [email protected].

Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych. Możesz się z nim skontaktować e-mailem: [email protected] (w temacie wpisz „IOD”) lub listownie: ul. Nowy Świat 33/13, 00-029 Warszawa.

Ten sam Administrator prowadzi również system RentEasy.AI do zarządzania najmem. Clavinto i RentEasy.AI to dwa systemy jednej spółki — jeden administrator, a nie współadministratorzy. Korzystanie z RentEasy.AI opisuje odrębna Polityka prywatności: https://renteasy.ai/privacy-policy.

2. Kogo dotyczy Polityka

• osób przeglądających Clavinto bez konta,
• ogłoszeniodawców prywatnych i firm (m.in. biur nieruchomości i zarządców najmu) oraz członków ich zespołów,
• pracowników firm korzystających z RentEasy.AI, którzy logują się do Clavinto z panelu RentEasy.AI,
• osób wysyłających zapytania do ogłoszeniodawców,
• osób zapisanych na powiadomienia o nowych ogłoszeniach (alerty),
• osób zgłaszających ogłoszenia naruszające prawo lub regulamin.

3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Konto: adres e-mail, imię, nazwisko, numer telefonu, wybrany język. Hasło przechowujemy wyłącznie jako skrót (argon2id). Jeśli włączysz weryfikację dwuetapową, przechowujemy zaszyfrowany sekret aplikacji uwierzytelniającej, skróty kodów zapasowych i listę zaufanych urządzeń. Przy logowaniu zapisujemy sesję i dziennik bezpieczeństwa z adresem IP i opisem przeglądarki (user-agent); po logowaniu z nowego urządzenia wysyłamy Ci e-mail z opisem urządzenia i czasem.

Profil ogłoszeniodawcy: nazwa, NIP, REGON, KRS, numer VAT UE, adres, logo, opis, strona www oraz telefon i e-mail kontaktowy — o ich publicznej widoczności decydujesz w ustawieniach. Dane firmy możemy pobrać z rejestru REGON Głównego Urzędu Statystycznego po wpisaniu NIP, REGON lub KRS. W zespołach przetwarzamy adresy e-mail zapraszanych osób i role członków.

Ogłoszenia: dane nieruchomości, tytuł, opis, cena, metraż, zdjęcia i wskazane przez Ciebie dane kontaktowe. Numeru lokalu nigdy nie pokazujemy publicznie, punkt na mapie domyślnie przesuwamy o około 150 m, a ze zdjęć usuwamy wszystkie metadane (EXIF), w tym położenie GPS.

Zapytania do ogłoszeniodawców: imię, e-mail, opcjonalnie telefon, treść wiadomości i jej język. Adres IP służy tylko do ochrony formularza przed spamem (limit liczby zapytań i test antybotowy) — nie zapisujemy go.

Alerty: adres e-mail, kryteria wyszukiwania i częstotliwość. Ulubione: lista ogłoszeń przy Twoim koncie, a bez konta — tylko w Twojej przeglądarce. Zgłoszenia ogłoszeń: powód, opis, e-mail zgłaszającego albo identyfikator jego konta oraz rozstrzygnięcie.

Zakup miejsc na ogłoszenia: imię i nazwisko lub nazwa, e-mail, NIP i adres do faktury, identyfikatory płatności. Danych karty nie przechowujemy — są szyfrowane w Twojej przeglądarce kluczem operatora płatności i trafiają bezpośrednio do niego; kod BLIK również trafia bezpośrednio do operatora.

Statystyki ogłoszeń — tylko jeśli zgodzisz się na kategorię „Analityczne”: wyświetlenia i kliknięcia w kontakt, domena strony, z której przyszedłeś, znaczniki UTM, kraj, rodzaj urządzenia, czas na stronie. Zamiast adresu IP zapisujemy skrót SHA-256 z adresu IP i opisu przeglądarki z solą zmienianą codziennie. Przez 24 godziny, do usunięcia soli, jest to dana spseudonimizowana, czyli nadal dana osobowa; po usunięciu soli nie jesteśmy w stanie powiązać skrótu z osobą. Samego adresu IP, opisu przeglądarki ani identyfikatora konta w statystykach nie zapisujemy. Ogłoszeniodawca widzi wyłącznie zestawienia zbiorcze.

Wyszukiwarka AI i tłumaczenia: treść wpisanego przez Ciebie zapytania albo tytuł i opis tłumaczonego ogłoszenia. Generowanie opisu ogłoszenia: parametry lokalu z formularza (bez cen i danych kontaktowych), do 12 zdjęć ogłoszenia oraz — przy „Popraw mój tekst” — Twój tytuł i opis; przy zapisie ogłoszenia zapamiętujemy, czy opis przygotowało AI, jakim modelem i kiedy. Zapisujemy też historię zmian ogłoszeń i działań moderacyjnych (kto i kiedy) oraz logi serwera z danymi technicznymi zapytań.

Dane otrzymujemy od Ciebie, z Twojej przeglądarki, od firmy korzystającej z RentEasy.AI (ogłoszenia, profil firmy, dane pracownika logującego się z RentEasy.AI: e-mail, imię, nazwisko, rola) oraz z rejestru REGON GUS.

4. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Podstawy prawne to art. 6 ust. 1 RODO: lit. a (zgoda), lit. b (umowa o korzystanie z Serwisu albo działania na Twoje żądanie przed jej zawarciem), lit. c (obowiązek prawny) i lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes). Naszym uzasadnionym interesem jest bezpieczeństwo Serwisu i kont, zapobieganie oszustwom i nadużyciom, moderacja treści oraz dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail i hasła nie założysz konta, bez imienia i e-maila nie wyślesz zapytania, a bez danych do faktury nie kupisz miejsc na ogłoszenia. Wystawienie faktury wymaga danych wskazanych w przepisach podatkowych.

5. Co jest widoczne publicznie

Opublikowane ogłoszenie i profil ogłoszeniodawcy widzi każdy odwiedzający Clavinto, wraz z danymi kontaktowymi, które oznaczysz jako widoczne. Sprawdź przed publikacją, czy opis lub zdjęcia nie ujawniają informacji, których nie chcesz pokazywać — np. numeru mieszkania, dokumentów lub twarzy innych osób.

6. Moderacja i zautomatyzowane decyzje

Przy publikacji każde ogłoszenie jest automatycznie sprawdzane regułami (bez sztucznej inteligencji). Reguły wstrzymują publikację m.in. przy wzorcach typowych dla oszustw (żądanie przedpłaty przed obejrzeniem, płatność kryptowalutą lub przekazem pieniężnym), danych kontaktowych w tytule, cenie lub metrażu spoza realnego zakresu oraz duplikatach. Inne sygnały — np. linki lub dane kontaktowe w opisie, sformułowania wskazujące, kto może wynająć lokal (płeć, narodowość, dzieci), podejrzanie niska cena, wiele ogłoszeń z nowego, niezweryfikowanego konta — kierują ogłoszenie do sprawdzenia przez człowieka.

Wstrzymanie publikacji przez regułę jest decyzją opartą wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w rozumieniu art. 22 RODO. Podejmujemy ją, bo jest niezbędna do wykonania umowy o korzystanie z Serwisu (art. 22 ust. 2 lit. a RODO) — chroni użytkowników przed oszustwami. Skutek: ogłoszenie nie zostaje opublikowane albo zostaje ukryte.

O każdym ograniczeniu informujemy autora z uzasadnieniem: jakie działanie podjęliśmy, z jakiego powodu i na jakiej podstawie, czy użyliśmy środków zautomatyzowanych i jak się odwołać (art. 17 DSA). Masz prawo przedstawić swoje stanowisko, zakwestionować decyzję i żądać jej weryfikacji przez człowieka (art. 22 ust. 3 RODO) — napisz na [email protected]. Odwołanie rozpatruje pracownik, który może zmienić decyzję.

Treści niezgodne z prawem lub regulaminem możesz zgłosić przyciskiem „Zgłoś ogłoszenie” przy każdym ogłoszeniu (art. 16 DSA).

7. Wyszukiwarka AI, tłumaczenia i opisy ogłoszeń

Gdy korzystasz z wyszukiwarki AI, treść Twojego zapytania trafia przez OpenRouter do modelu OpenAI, który zamienia ją na filtry wyszukiwania. Gdy wybierzesz tłumaczenie ogłoszenia, jego tytuł i opis trafiają przez OpenRouter do modelu Google Gemini. Gdy w panelu użyjesz „Wygeneruj tytuł i opis” lub „Popraw mój tekst”, parametry lokalu, do 12 zdjęć ogłoszenia i Twój tekst trafiają przez OpenRouter do modelu OpenAI (zamiennie Google Gemini), który przygotowuje propozycję; nic nie trafia do ogłoszenia, dopóki jej nie wstawisz. Ceny, dane kontaktowe i numer lokalu nie są wysyłane. Opublikowany opis przygotowany przez AI oznaczamy w kodzie strony informacją czytelną dla maszyn. Model nie ocenia osób — nie służy do oceny najemców ani ogłoszeniodawców.

Nie wpisuj do wyszukiwarki danych osobowych, danych innych osób ani informacji o zdrowiu, poglądach czy pochodzeniu — do znalezienia ogłoszenia nie są potrzebne.

8. Komu przekazujemy dane

Dane udostępniamy tylko w zakresie potrzebnym do działania Serwisu. Dostawcy usług przetwarzają je na nasze polecenie, na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO), chyba że wskazano inaczej. Dostęp do danych mają też upoważnieni pracownicy Administratora.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane trafiają do USA do OpenRouter, OpenAI, Google (Gemini) i Mapbox. Cloudflare i Resend przetwarzają je w UE, ale są spółkami z USA, więc mogą mieć do nich dostęp z USA. Podstawą jest decyzja Komisji (UE) 2023/1795 w sprawie ram ochrony danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework) — o ile odbiorca figuruje na liście podmiotów certyfikowanych — a w pozostałych przypadkach standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją Komisji (UE) 2021/914 (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń udostępnimy na żądanie wysłane na [email protected].

10. Twoje prawa

• dostęp do danych i otrzymanie ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowanie danych (art. 16 RODO),
• usunięcie danych (art. 17 RODO),
• ograniczenie przetwarzania (art. 18 RODO),
• przeniesienie danych, które nam przekazałeś na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO),
• wycofanie zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO),
• skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (art. 77 RODO).

PRAWO SPRZECIWU: w każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO). Przestaniemy je przetwarzać w tym celu, chyba że wykażemy ważne, prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów albo podstawy do dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi.

Żądania — w tym usunięcia konta i kopii danych — wyślij na [email protected], najlepiej z adresu przypisanego do konta. Nie wysyłaj hasła ani skanu dokumentu; o dodatkowe informacje poprosimy tylko wtedy, gdy będą potrzebne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy w ciągu miesiąca; w złożonych sprawach termin może zostać przedłużony o dwa miesiące, o czym poinformujemy w ciągu pierwszego miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO). Z alertów wypiszesz się linkiem w każdej wiadomości, a zgodę na statystyki zmienisz w „Ustawieniach cookies” w stopce Serwisu.

Usunięcie konta nie obejmuje danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów (np. faktur) ani potrzebnych do roszczeń — przechowujemy je przez okresy wskazane w tabeli celów. Wiadomości doręczone już ogłoszeniodawcy są u niego i podlegają jego zasadom.

11. Pełnoletność

Przeglądać Clavinto może każdy. Konto i publikacja ogłoszeń są dostępne wyłącznie dla osób pełnoletnich, z pełną zdolnością do czynności prawnych (art. 10–11 Kodeksu cywilnego) — przy rejestracji potwierdzasz, że masz ukończone 18 lat. Jeśli dowiemy się, że konto założyła osoba niepełnoletnia, zamkniemy je.

12. Dane w polach tekstowych

Nie prosimy o dane szczególnych kategorii (np. o zdrowiu, pochodzeniu, poglądach, wyznaniu, życiu seksualnym) ani o dane innych osób. Nie wpisuj ich w wiadomościach, opisach ogłoszeń ani zgłoszeniach, jeśli nie są konieczne. Gdy takie informacje do nas trafią, możemy je usunąć albo ograniczyć do nich dostęp.

13. Bezpieczeństwo

Stosujemy m.in. szyfrowane połączenia, przechowywanie haseł wyłącznie jako skrótów, szyfrowanie sekretów weryfikacji dwuetapowej, ograniczenie dostępu do danych, dzienniki bezpieczeństwa, ochronę formularzy przed spamem oraz usuwanie metadanych ze zdjęć.

14. Pliki cookies i pamięć przeglądarki

Zapisujemy w Twojej przeglądarce wyłącznie informacje niezbędne do świadczenia usługi, której żądasz — na te nie potrzebujemy zgody (art. 399 ust. 3 ustawy z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej). Nie używamy cookies reklamowych ani zewnętrznych narzędzi analitycznych, takich jak Google Analytics czy Meta Pixel.

Statystyki ogłoszeń nie zapisują niczego w przeglądarce — liczymy je na serwerze i tylko po Twojej zgodzie na kategorię „Analityczne”, którą wyrażasz lub zmieniasz w oknie „Ustawienia cookies” w stopce. Cookies i pamięć witryny możesz też usunąć w ustawieniach przeglądarki; wtedy zostaniesz wylogowany, a ulubione zapisane bez konta znikną.

15. Zmiany Polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych. Data wejścia w życie aktualnej wersji jest podana na górze strony; o istotnych zmianach poinformujemy użytkowników z kontem e-mailem.